שלוש פרקטיקות ניהול להגברת התפוקה

אם אתם מנהלים שרוצים להגביר את תפוקת הצוותים שלהם, אל תסתפקו בניהול הפרט.

מאת: פורטל HRUS, שכבר כתבו אצלנו באתר.

 בדרך כלל העצות להגברת התפוקה מתמקדות בפרט וקשורות לטכניקות לניהול זמן, מערכות וטכנולוגיה שיכולות לעזור לנו לעשות יותר. כל זה טוב ויפה, אבל אם אתם מנהלים או מנהלות, אתם מצויים בעמדה מיוחדת המאפשרת לכם לקדם את ביצוע העבודה על ידי הצוות. ג'ן האבלי לוקוולדט מ-PayScale מסבירה כיצד לעשות זאת.

1. סיימו את הרומן עם הפגישות. לפני שאתם קובעים פגישה, שאלו את עצמכם, "האם היא נחוצה באמת?" תכנון פגישה יכול להיות צעד מתבקש למנהלים שמרגישים שהם מפגרים מאחור, רוצים להוכיח לבוסים שלהם שהם הצליחו להשיג משהו, או מנסים להבין כיצד התקשורת התעקמה. הבעיה היא שחסימת עוד חלון זמן שיכול היה להיות פרודוקטיבי אינה פותרת אף אחת מהבעיות הללו. כל יום מתקיימות בארצות הברית 25 מיליון פגישות. אפשר לנחש שלא כולן עושות את השימוש הטוב ביותר בזמנו של כל אחד מהמשתתפים. קיימו רק את הפגישות ההכרחיות וכללו בהן רק את האנשים שנוכחותם הכרחית. עבור כל בעיה, היו פתוחים לפתרונות אחרים שעולים פחות זמן ופחות תפוקה, כמו שליחת דוא"ל או כינוס של כמה אנשים במקום את הצוות כולו.

2. היו מוכנים לשמוע משהו אינכם רוצים לשמוע. מועסקת א' אומרת שיש לה יותר מדי עבודה ושאינה מצליחה להשלים את רשימת הדברים שהיא צריכה לעשות כל יום. מועסק ב' מזכיר לכם שהוא עדיין מבצע משימות משני תפקידים קודמים ורוצה להתמקד בפרויקטים ברמה גבוהה יותר. האינסטינקט הראשוני שלכם הוא להזכיר לכולם שהתקציב עדיין לחוץ ולאיים שתאסרו את השימוש בפייסבוק ותחרימו טלפונים חכמים, "ואז נראה כמה אתם עסוקים באמת." לפני שאתם מניחים שמה שאתם שומעים אינו תקף, קחו את הזמן להקשיב למה שהכפופים לכם אומרים. לעתים הבעיה היא ניהול זמן גרוע, לפעמים אנשים באמת עמוסים מדי ואינם מצליחים לבצע את העבודה הטובה ביותר שהם מסוגלים לה. תהיה מה שתהיה הסיבה לתלונות, חשוב שהעובדים ירגישו שאתם, המנהלים שלהם, שומעים אותם ומקשיבים להם. גם אם התשובה היא שאין פתרון כרגע, כל שיחה היא הזדמנות לבנות אמון ולשפר את מערכות היחסים.

3. נסו לעבוד ביחד. מדוע קבוצות ספורט עושות אימוני כושר יחד? לא רק בגלל שמאמנים רוצים לוודא שכל השחקנים עובדים כמה שהם צריכים. הסיבה היא שבני אדם הם חיות חברתיות. עבודה יחדיו מזכירה לנו שאנחנו שייכים לדבר הזה שנקרא צוות. כאשר דדליינים מתקרבים ופרויקטים גדולים מחייבים התקדמות מהירה, ארגנו ספרינטים קבוצתיים על בסיס הצטרפות מרצון. שריינו את חדר הישיבות לכמה שעות כך שכולם יעבדו באותו מקום לשם שינוי (או לפחות כל מי שרוצה לעבוד יחד. ייתכן שיש בצוות כמה מופנמים שיעדיפו לעבוד בשקט ובפרטיות). קל יותר לענות לשאלות כאשר כולם נמצאים באותו מקום ויש תחושה של צוות, גם אם כל אחד שקוע בעבודה שלו. יש סיכוי טוב שיותר משימות יבוצעו בהשוואה לעבודה בנפרד והתחושה תהיה לחוצה פחות.